Datenschutzrichtlinie

Vorbemerkung

Der verantwortungsvolle und respektvolle Umgang mit personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister und sonstiger Betroffener hat für Neumann&Müller einen besonders hohen Stellenwert. Aktuelle gesetzliche Vorschriften, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) haben die Anforderungen an eine rechtmäßige Datenverarbeitung verschärft. Die Verletzung des Datenschutzrechts kann für Neumann&Müller und auch den handelnden Mitarbeiter schwerwiegende Folgen haben. Diese Richtlinie soll eine rechtmäßige Organisation des Datenschutzes bei Neumann&Müller gewährleisten. Ergänzend zu dieser Richtlinie können weitere Richtlinien und Weisungen des Unternehmens gelten, welche ganz oder teilweise dem Schutz personenbezogener Daten dienen.

Bedeutung, Ziel, Zugänglichkeit

Diese Unternehmensrichtlinie ist die verbindliche Basis für den Umgang mit personenbezogenen Daten bei der Neumann&Müller GmbH & Co. KG und aller verbundenen Unternehmen. Sie soll die Grundrechte und Grundfreiheiten von Betroffenen, insbesondere ihr Recht auf Schutz personenbezogener Daten wahren und schützen. Die Unternehmensrichtlinie muss für alle Beschäftigten und leitenden Angestellten jederzeit leicht zugänglich sein.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie findet Geltung für alle Mitarbeiter von Neumann&Müller. Sie gilt persönlich für alle Beschäftigten (auch Praktikanten und Werkstudenten) sowie leitenden Angestellten des Unternehmens. Freie Mitarbeiter und Beschäftigte im Rahmen der Zeitarbeit, sofern diese mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut sind, sind schriftlich zu verpflichten, die Anforderungen dieser Richtlinie ebenso zu beachten. Für die entsprechende Verpflichtung und deren Vereinbarung verantwortlich ist der Mitarbeiter, der für den Vertrag mit dem jeweiligen Vertragspartner verantwortlich ist (Beispiel: Für Mitarbeiter = Personalverantwortlicher, für Lieferanten = Besteller, für freie Techniker = Personalbooker, für Subdienstleister = Projektleiter etc.).

Die Gebote und Verbote dieser Unternehmensrichtlinie gelten für jeglichen Umgang mit personenbezogenen Daten, unabhängig ob dieser elektronisch oder in Papierform vonstattengeht. Ebenso beziehen sie alle Arten von Betroffenen (Kunden, Beschäftigte, Lieferanten etc.) in ihren Geltungsbereich ein.

Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Betroffener). Identifiziert oder identifizierbar ist ein Betroffener, wenn die Daten einem bestimmten Menschen zugeordnet werden können, entweder, weil der Name bereits in den Daten enthalten ist oder weil eine Zuordnung durch Kombination mit anderen vorhandenen Daten möglich ist. Kundendaten gehören dabei ebenso zu den personenbezogenen Daten wie Personaldaten von Beschäftigten. Beispielsweise lässt der Name eines Ansprechpartners ebenso einen Rückschluss auf eine natürliche Person zu, wie seine E-Mail-Adresse. Ebenso kann eine Person bestimmbar sein, wenn die Information mit einem Zusatzwissen erst verknüpft werden muss, so z. B. beim Autokennzeichen, Kundennummern oder Pseudonymen als Benutzernamen/Zugangskennungen. Das Zustandekommen der Information ist für einen Personenbezug unerheblich. Auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten darstellen.

Besondere Arten personenbezogener Daten sind Informationen, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen sowie eine eventuelle Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen kann sowie genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben bzw. der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe von Computertechnik ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

Profiling bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Dritter ist also z.B. eine Firma, mit der Neumann& Müller zusammenarbeitet, wenn dieser Firma z.B. Daten von Kunden oder Mitarbeitern bereitgestellt werden.

Eine Einwilligung des Betroffenen ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der der Betroffene zu verstehen gibt, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Datenschutzorganisation

Das Unternehmen hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen:

Thomas Brehm
c/o BBS Bier Brehm Spahn Partnerschaft Rechtsanwälte
Brandstwiete 46
20457 Hamburg
Deutschland
E-Mail: datenschutz(at)neumannmueller.com 

Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DS-GVO sowie anderer gesetzlichen Vorgaben, einschließlich der Vorgaben dieser und anderer Richtlinien des Unternehmens zum Datenschutz. Der Datenschutzbeauftragte berät und unterrichtet die Unternehmensleitung hinsichtlich bestehender Datenschutzpflichten und ist zuständig bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Ausgewählte Prozesse werden stichprobenartig, risikoorientiert und in angemessenen Zeitabständen durch ihn auf ihre Datenschutzkonformität hin kontrolliert.

Der Datenschutzbeauftragte nimmt seine Aufgaben weisungsfrei und unter Anwendung seines Fachwissens wahr. Er berichtet unmittelbar der Unternehmensleitung. Das Unternehmen bzw. seine Mitarbeiter haben den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen.

Der Datenschutzbeauftragte ist bei allen Fällen sofort zu informieren, bei denen Vorgänge besonderer Aufmerksamkeit in Bezug auf den Datenschutz bedürfen, insbesondere bei

1. Anfragen oder sonstige Maßnahmen von Datenschutz-Aufsichtsbehörden,
2. Anfragen der Presse in Bezug auf den Datenschutz bei Neumann&Müller,
3. Eingaben und Beschwerden Betroffener, z.B. Anforderungen, die die Erteilung von Auskünften, die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung zum Gegenstand haben,
4. vermuteten oder festgestellten Datenschutzverletzungen bei Neumann& Müller.

Der Datenschutzbeauftragte sollte über die IT Abteilung (datenschutz@neumannmueller.com) kontaktiert werden. Bei besonderer Eilbedürftigkeit kann die Kontaktaufnahme direkt erfolgen. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter das Recht, sich beim Datenschutzbeauftragten direkt zu melden, insbesondere bei ihn selbst betreffenden Angelegenheiten. Der Datenschutzbeauftragte hat Mitarbeiter-Belange auch gegenüber der Geschäftsleitung vertraulich zu behandeln, es sei denn die Nennung des Mitarbeiters ist bei der Bearbeitung der jeweiligen Angelegenheit notwendig.

Gehen Anfragen oder Mitteilungen betreffend Auskunftsersuchen, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenschutzverstöße, gleich ob schriftlich, per Email oder telefonisch, bei Neumann&Müller ein, so hat der entgegennehmende Mitarbeiter

1. die Anfrage oder Mitteilung, wenn sie mündlich eingeht, unter genauer und richtiger Aufzeichnung der Kontaktdaten des Anfragenden/Meldenden (Name, Adresse, Telefonnummer für Rückfragen) zu dokumentiere
2. die Anfrage bzw. Dokumentation gem. vorstehend 1.) sofort und ohne Verzögerung an die IT-Abteilung (datenschutz@neumannmueller.com) zur weiteren Bearbeitung zu übermitteln.

Bei der Beantwortung der Anfrage ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte einzubeziehen.

Umgang mit personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, eine gesetzliche Norm erlaubt explizit den Datenumgang. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich verarbeitet werden:

1. Bei einem bestehenden Vertragsverhältnis mit dem Betroffenen. Beispiel: Die Speicherung und Verwendung erforderlicher personenbezogener Daten von Ansprechpartnern im Rahmen eines Kundenauftrages.
2. Im Zuge vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Betroffenen sowie der Vertragsabwicklung mit dem Betroffenen. Beispiel: Kunde K fordert Informationen zu Produkt/Projekt X an und erwirbt dieses. Die erforderlichen Daten zur Zusendung des Informationsmaterials sowie zur Abwicklung des Rechtsgeschäfts (Durchführung des Projektes/Lieferung der Ware sowie Zahlung des Kaufpreises) dürfen verarbeitet werden.
3. Wenn und soweit der Betroffene eingewilligt hat. Beispiel: Der Betroffene meldet sich zum Erhalt eines Newsletters an.
4. Wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht, der das Unternehmen unterliegt. Beispiel: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO).
5. Wenn berechtigte Interessen des Unternehmens bestehen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte des Betroffenen überwiegen. Verfahren der Datenverarbeitungen unter Berufung auf ein berechtigtes Interesse sollten jedoch nicht ohne vorherige Beratung durch den Datenschutzbeauftragten vorgenommen werden. Der Datenschutzbeauftragte muss nicht involviert werden, wenn das Verfahren bereits Bestandteil des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten ist. Beispiel: Verarbeitung von Kontaktdaten im Rahmen eines Auftrages, die nicht vom Auftraggeber stammen. (Messebauer, Agenturen, Planer, Caterer etc.)

Personenbezogene Daten sind für einen zuvor festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck zu verarbeiten. Eine Datenhaltung ohne Zweck, so beispielsweise die Speicherung von Daten auf Vorrat, ist unzulässig.

Falls möglich, sollte auf einen personenbezogenen Datenumgang verzichtet werden. Pseudonyme oder anonyme Datenverarbeitungen sind vorzuziehen. Es dürfen darüber hinaus nur jeweils diejenigen personenbezogenen Daten erhoben/verarbeitet werden, die der jeweilige Zweck wirklich erfordert. Z.B. muss für einen Email-Newsletter eine Emailadresse, nicht aber eine Postadresse oder eine Telefonnummer erhoben werden.

Die Änderung einer Ziel- und Zweckbestimmung, die einem Datenumgang ursprünglich zugrunde gelegt wurde, ist – neben der erklärten Einwilligung durch den Betroffenen – nur zulässig, wenn der Zweck der Weiterverarbeitung mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Hierbei sind insbesondere die vernünftigen Erwartungen des Betroffenen hinsichtlich einer solchen Weiterverarbeitung gegenüber dem Unternehmen, die Art der verwendeten Daten, die Folgen für den Betroffenen sowie Möglichkeiten einer Verschlüsselung oder Pseudonymisierung zu berücksichtigen.

Der Betroffene ist bei der Erhebung seiner personenbezogenen Daten umfassend über den Umgang mit seinen Daten zu informieren. Die Information hat die Zweckbestimmung, die Identität der verantwortlichen Stelle, die Empfänger seiner personenbezogenen Daten sowie alle sonstigen Informationen im Sinne des Art. 13 DS-GVO zu beinhalten, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten. Die Information ist in einer verständlichen und leicht zugänglichen Form sowie einer möglichst einfachen Sprache zu verfassen. Eine Muster-Information ist im WIKI unter Informationen von Betroffenen abrufbar. Alternativ kann die Information über die Email-Signatur auf die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Neumann&Müller erfolgen (Textmuster siehe vorstehender WIKI-Eintrag).

Werden personenbezogene Daten nicht beim Betroffenen erhoben, sondern werden beispielsweise bei einem anderen Unternehmen beschafft, ist der Betroffene nachträglich und umfassend gem. Art. 14 DS-GVO über den Umgang mit seinen Daten informieren. Dies gilt auch für die Änderung einer Ziel- und Zweckbestimmung der Datenverarbeitung.

Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und, wenn nötig, auf dem neusten Stand sein. Der Umfang der Datenverarbeitung sollte hinsichtlich der festgelegten Zweckbestimmung erforderlich und relevant sein. Der jeweilige Standort und das jeweilige Ressort hat für die Umsetzung durch die Etablierung entsprechender Prozesse Sorge zu tragen. 

Personenbezogene Daten müssen gelöscht oder anonymisiert werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, insbesondere wenn die Vertragsbeziehung dauerhaft beendet ist und auch keine steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. 

Kopien personenbezogener Daten dürfen nur in dem Umfang erstellt werden, wie dies unter Berücksichtigung des Zwecks notwendig ist, insbesondere für Back-Ups.

Besondere Arten personenbezogener Daten

Besondere Arten personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung des Betroffenen oder ausnahmsweise aufgrund einer expliziten gesetzlichen Erlaubnis erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Ferner sind zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung beim Transport, minimale Rechtevergabe) zum Schutz besonderer personenbezogener Daten zu ergreifen.

Offenlegung und Übermittlung von Daten

Die Offenlegung von personenbezogenen Daten für Dritte ist nur aufgrund gesetzlicher Erlaubnis, beispielsweise Vertrag oder Berechtigtes Interesse von Neumann&Müller oder Einwilligung des Betroffenen zulässig.

Befindet sich der Empfänger personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (z.B. Verarbeitung durch einen Dienstleister in den USA), bedarf es besonderer Maßnahmen zur Wahrung von Rechten und Interessen Betroffener. Eine Datenübermittlung ist zu unterlassen, wenn bei der empfangenden Stelle kein angemessenes Datenschutzniveau vorhanden ist oder beispielsweise über besondere Vertragsklauseln nicht hergestellt werden kann.

Externe Dienstleister

Sofern externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten sollen, ist die IT Abteilung vorab zu informieren. Eine Weitergabe personenbezogener Daten ohne nachweisbaren Grundlage und Absicherung (Vertrag oder ausreichende Vertraulichkeitsverpflichtung, wie jeweils durch die Rechtsabteilung bereitgestellt) ist untersagt.

Dienstleister mit einem möglichen Zugriff auf personenbezogene Daten sind vor der Auftragserteilung sorgfältig auszuwählen. Die Auswahl ist zu dokumentieren und sollte insbesondere die folgenden Aspekte berücksichtigen:

1. Fachliche Eignung des Auftragnehmers für den konkreten Datenumgang
2. Technisch-organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
3. Erfahrung des Anbieters im Markt
4. Sonstige Aspekte, die auf eine Zuverlässigkeit des Anbieters schließen lassen (Datenschutz, Dokumentationen, Kooperationsbereitschaft, Reaktionszeiten etc.)

Soll ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag erheben, verarbeiten oder nutzen, bedarf es des Abschlusses eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Hierin sind Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte zu regeln. Ansprechpartner hierfür ist der Datenschutzbeauftragte. 

Der Dienstleister ist im Hinblick auf die mit ihm vertraglich vereinbarten technisch-organisatorischen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.

Datenminimierung, Privacy by Design/Privacy by Default

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist an dem Ziel auszurichten, so wenige Daten wie möglich von einem Betroffenen zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen („Datenminimierung"). Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist. Beispielsweise wird es im Rahmen einer statistischen Auswertung von Daten nicht notwendig sein, den vollen Namen eines Betroffenen zu kennen und zu verwenden. Vielmehr kann diese Information durch einen Zufallswert ersetzt werden, der eine Unterscheidbarkeit der zugrunde liegenden Information ebenfalls gewährleisten kann.

Entsprechendes gilt für die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen. Der Datenschutz ist von Anfang an in die Spezifikationen und die Architektur von Datenverarbeitungssystemen zu integrieren, um die Einhaltung der Grundsätze des Schutzes der Privatsphäre und des Datenschutzes zu erleichtern, so insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung.

Rechte von Betroffenen

Betroffene haben das Recht auf Auskunft über die im Unternehmen über ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten.

Bei der Bearbeitung von Anträgen ist die Identität des Betroffenen zweifelsfrei festzustellen. Bei begründeten Zweifeln an der Identität können zusätzliche Angaben vom Antragsteller angefordert werden. 

Die Auskunftserteilung erfolgt schriftlich, es sei denn der Betroffene hat den Antrag auf Auskunft elektronisch gestellt. Der Auskunft ist, wenn der Betroffene das wünscht, eine Kopie der Daten des Betroffenen beizufügen, die, neben den zur Person vorhandenen Daten, auch die Empfänger von Daten, den Zweck der Speicherung sowie alle weiteren gesetzlich geforderten Informationen nach Art. 15 DS-GVO beinhaltet, um den Betroffenen die Verarbeitung bewusst zu machen und die Rechtmäßigkeit selbst beurteilen zu lassen. Auf besonderen Wunsch des Betroffenen werden die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt. Die IT-Abteilung legt den hierfür vorzusehenden Standard fest.

Betroffene haben einen Anspruch auf Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, wenn sich diese als unrichtig erweisen. Ebenso können sie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Der Betroffene hat das Recht auf Löschung seiner personenbezogenen Daten unter den folgenden Voraussetzungen:

1. die Kenntnis der Daten ist für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich.
2. der Betroffene hat eine Einwilligung widerrufen und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
3. ihre Verarbeitung ist unzulässig,
4. der Betroffene legt Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Werbezwecken ein oder beruft sich auf ein Widerspruchsrecht aufgrund einer besonderen – zu begründenden – persönlichen Situation,
5. es handelt sich um besondere personenbezogene Daten, deren Richtigkeit nicht bewiesen werden kann, oder
6. es besteht eine anderweitige rechtliche Verpflichtung zur Datenlöschung.

Besteht eine Verpflichtung zur Löschung und wurden die personenbezogenen Daten zuvor öffentlich gemacht, sind weitere Verantwortliche für die Datenverarbeitung über ein Löschbegehren des Betroffenen hinsichtlich aller Kopien seiner Daten sowie aller Links zu diesen Daten zu informieren.

Der Betroffene kann die Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten verlangen, wenn

1. die Richtigkeit der personenbezogenen Daten strittig ist, jedoch nur so lange, wie die Richtigkeit durch den zuständigen Standort oder das zuständige Ressort überprüft wird oder
2. die Verarbeitung unzulässig ist, der Betroffene die Datenlöschung aber ablehnt, oder
3. Neumann& Müller die personenbezogenen Daten für Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden, oder
4. der Betroffene Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund einer besonderen Situation eingelegt hat und der zuständige Standort oder das zuständige Ressort noch mit der Prüfung des Widerspruchs befasst ist.

Der Betroffene ist spätestens innerhalb eines Monats über alle ergriffenen Maßnahmen, die auf seinen Antrag hin erfolgt sind, zu informieren. Der Datenschutzbeauftragte steht bei der Wahrung der Betroffenenrechte beratend zur Verfügung.

Auskunftsersuchen Dritter über Betroffene

Sollte eine Stelle Informationen über Betroffene fordern, so beispielsweise Kunden oder Beschäftigte dieses Unternehmens, ist eine Weitergabe von Informationen nur zulässig, wenn

1. die Auskunft gebende Stelle ein berechtigtes Interesse hierfür darlegen kann, und
2. eine gesetzliche Norm zur Auskunft verpflichtet, sowie
3. die Identität des Anfragenden oder der anfragenden Stelle zweifelsfrei feststeht.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Neumann&Müller führt ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungen. Jedes Ressort und jeder Standort hat eine verantwortliche Person zu benennen, die alle notwendigen Informationen zu den Verfahren der jeweiligen Abteilung nach den gesetzlichen Anforderungen des Art. 30 DS-GVO dokumentiert. Der Datenschutzbeauftragte kann zur Beratung hinsichtlich der gesetzlich geforderten Informationen hinzugezogen werden. Ansprechpartner für das Verzeichnis und alle diesbezüglichen Fragen ist die IT-Abteilung. Neumann&Müller stellt der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis auf Anfrage zur Verfügung. Zuständig hierfür ist der Datenschutzbeauftragte im Einvernehmen mit der Unternehmensleitung.

Werbung

Die Verwendung von personenbezogenen Daten für Werbung per Brief, Telefon, Fax, oder E-Mail ist grundsätzlich nur zulässig, wenn der Betroffene zuvor in die Verwendung seiner Daten zu Werbezwecken eingewilligt hat. Ausnahmen sind nur beim Vorliegen einer Erlaubnisnorm zulässig. Bitte konsultiere diesbezüglich den Datenschutzbeauftragten.

Schulung

Beschäftigte, die ständig oder regelmäßig Zugang zu personenbezogenen Daten haben, solche Daten erheben oder Systeme zur Verarbeitung solcher Daten entwickeln, sind in geeigneter Weise über die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu schulen. Neumann&Müller entscheidet über Form und Turnus der entsprechenden Schulungen.

Vertraulichkeitsverpflichtung

Es ist allen Mitarbeitern untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Insbesondere dürfen keine personenbezogenen Daten, die Mitarbeitern im Rahmen oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bei Neumann&Müller zur Kenntnis gelangen, von Mitarbeitern unbefugt weitergegeben, gegenüber Dritten offengelegt, kopiert, gelöscht oder verändert werden, es sei denn dies erfolgt zum Zweck der Tätigkeit für Neumann&Müller und entspricht den Weisungen des Unternehmens. Jede unbefugte Verarbeitung oder Nutzung für andere Zwecke ist untersagt. Diese Verpflichtungen bestehen auch über das Ende der Tätigkeit für Neumann&Müller hinaus.

Verstöße gegen das Datengeheimnis können mit erheblichen Freiheits- oder Geldstrafen bestraft werden. Auch Schadensersatzansprüche können bei einer unbefugten Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten bestehen. Mitarbeiter mit besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z. B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) werden von der Unternehmensleitung ergänzend darauf schriftlich verpflichtet.

Beschwerden

Jeder Betroffene, auch jeder Mitarbeiter, hat das Recht, sich über eine Verarbeitung seiner Daten zu beschweren, sollte er sich hierdurch in seinen Rechten verletzt fühlen. Ebenso können Mitarbeiter Verstöße gegen diese Unternehmensrichtlinie jederzeit anzeigen. Die zuständige Stelle für die oben genannten Beschwerden ist der Datenschutzbeauftragte als interne unabhängige und weisungsfreie Instanz.

Interne Ermittlungen

Maßnahmen zur Sachverhaltsaufklärung und zur Vermeidung oder Aufdeckung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen im Arbeitsverhältnis sind unter genauer Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Datenschutzvorschriften durchzuführen. Insbesondere muss die damit einhergehende Datenerhebung und -verwendung zum Erreichen des Ermittlungszwecks erforderlich, angemessen und mit Blick auf die schutzwürdigen Interessen des Betroffenen verhältnismäßig sein. Der Betroffene ist so bald wie möglich über die zu seiner Person durchgeführten Maßnahmen zu informieren. Bei allen Formen der internen Ermittlungen ist der Datenschutzbeauftragte hinsichtlich der Auswahl und Ausgestaltung der Maßnahmen vorab einzubeziehen.

Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten

In Abhängigkeit der Art, des Umfangs, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit hat für jedes Verfahren eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung und Analyse hinsichtlich der Risiken für Betroffene zu erfolgen.

Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten besteht ein allgemeines Sicherheitskonzept, welches im Zeitverlauf geänderten Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasst wird. Hierin ist insbesondere der Stand der Technik ebenso zu berücksichtigen, wie Mittel und Maßnahmen zur Verschlüsselung und Datensicherung. Das Sicherheitskonzept ist hinsichtlich der Wirksamkeit der dort vorgesehenen technisch-organisatorischen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen, zu bewerten und zu evaluieren.

Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Türen unbesetzter Räume sind zu verschließen. Wirksame Maßnahmen zur Zugangskontrolle an Geräten müssen vorhanden und aktiviert sein. Systemzugänge sind in Abwesenheit stets zu sperren.

Passwörter ermöglichen einen Zugang zu Systemen und den darin gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie stellen eine persönliche Kennung des Nutzers dar und sind nicht übertragbar. Es ist sicherzustellen, dass Passwörter stets unter Verschluss gehalten werden. Passwörter müssen der jeweils geltenden Passwortrichtlinie von Neumann&Müller entsprechen. 

Zugriffe auf personenbezogene Daten sollen nur diejenigen Personen erhalten, die im Zuge ihrer Aufgabenwahrnehmung Kenntnis von den jeweiligen Daten erhalten müssen („Need-to-know-Prinzip"). Zugriffsberechtigungen müssen genau und vollständig festgelegt und dokumentiert sein.

Datenübertragungen durch öffentliche Netze sind nach Möglichkeit zu verschlüsseln. Eine Verschlüsselung hat zwingend zu erfolgen, falls der Schutzbedarf der personenbezogenen Daten dies erfordert.

Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten sind getrennt voneinander zu verarbeiten. Die Trennung von Daten ist durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Wartungsarbeiten an Systemen oder Telekommunikationseinrichtungen durch externe Dienstleister sind zu beaufsichtigen. Ferner ist zu gewährleisten, dass Dienstleister nicht unbefugt auf personenbezogene Daten zugreifen können. Fernwartungszugänge sind nur im Einzelfall zu gewähren und müssen dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe folgen. Fernwartungsaktivitäten sind nach Möglichkeit aufzuzeichnen oder zu protokollieren.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Wenn ein Verfahren zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit hohem Risiko für Rechte und Freiheiten von Betroffenen eingerichtet werden soll, so ist der Datenschutzbeauftragte zur Erstellung einer Datenschutz-Folgeabschätzung hinzuzuziehen.

Verletzungen des Schutzes von Daten („Datenpanne")

Sollten personenbezogene Daten, für die Neumann&Müller verantwortlich ist, unrechtmäßig Dritten offenbart worden sein, ist darüber unverzüglich die IT Abteilung zu informieren. Die IT-Abteilung bezieht unverzüglich den Datenschutzbeauftragten im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein.

Die Meldung hat alle relevanten Informationen zur Aufklärung des Sachverhalts zu umfassen, insbesondere die empfangende Stelle, die betroffenen Personen sowie Art und Umfang der übermittelten Daten.

Die Erfüllung einer etwaigen Informationspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde erfolgt ausschließlich durch den Datenschutzbeauftragten. Betroffene werden durch die Geschäftsleitung informiert, wobei der Datenschutzbeauftragte beratend hinzugezogen wird.

Folgen von Verstößen

Ein fahrlässiger oder gar mutwilliger Verstoß gegen diese Richtlinie kann arbeitsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich einer fristlosen oder fristgerechten Kündigung. Ebenso kommen strafrechtliche Sanktionen und zivilrechtliche Folgen wie Schadenersatz in Betracht.

Rechenschaftspflicht und Fortentwicklung

Die Einhaltung der Vorgaben dieser Richtlinie muss jederzeit nachgewiesen werden können. Hierbei ist insbesondere auf die Nachvollziehbarkeit und Transparenz getroffener Maßnahmen zu achten, so beispielsweise über zugehörige Dokumentationen.

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen wird diese Richtlinie regelmäßig auf einen Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft.

Änderungen an dieser Richtlinie sind formlos wirksam. Die Beschäftigten und leitenden Angestellten sind umgehend und in geeigneter Art und Weise über die geänderten Vorgaben in Kenntnis zu setzen.

Rückfragen/Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt mit Ihrer Bekanntgabe am 23.04.2018 in Kraft.

Für alle Rückfragen zu dieser Richtlinie und ihrer Auslegung ist der Datenschutzbeauftragte Ansprechpartner.