„Colloquium 51“ im Rahmen des „Summer of Purpose” - Internationales Hybrid-Event

Nach dem Lockdown in Folge der Corona-Pandemie trugen wir dazu bei, dass Ende Juni in München eine der ersten Live-Veranstaltungen realisiert werden konnte: Der „Summer of Purpose“ war ein hybrides Event-Format, das eine physische Zusammenkunft – unter Einhaltung aller geltenden Schutzmaßnahmen sowie mit täglicher Temperaturmessung, Maskenpflicht und Abstandswahrung – auf dem Gelände der Messe München und die digitale Einbindung von Teilnehmern sowie Zuschauern über Website und Social-Media-Kanäle miteinander kombinierte. Unter der Überschrift „Was haben wir in den letzten 100 Tagen gelernt?“ kamen 51 Vordenker aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Sport im „Colloquium 51“ zusammen; weitere namhafte Experten waren darüber hinaus aus der gesamten Welt zugeschaltet. Rund 1.500 Gäste nahmen an den fünf Sessions und 26 Workshops der dreitägigen Sozialkonferenz digital teil; mehr als 6.000 Zuschauer beteiligten sich über die Homepage und Social Media.

Start- und Ausgangspunkt der Veranstaltung war eine den Vorgaben entsprechend ausgestaltete Messehalle, die mit Bühne und vier Projektionswänden das Zentrum der Konferenz darstellte. Hier trafen sich das Publikum vor Ort in München und die live zugeschalteten Redner – insgesamt rund 300 Teilnehmer – zum direkten und digitalen Austausch. Für diese Produktion wurde von uns die Kamera-, Video-, Licht- und Audiotechnik innerhalb von nur vier Wochen geplant und umgesetzt. Ein EB-Team zeichnete den Live-Content auf, der in unserer Regie bearbeitet und anschließend für den Livestream bereitgestellt wurde; extern zugelieferter Content wurde hier ebenfalls geprüft, geschnitten, bearbeitet und bereitgestellt. Wir sorgten zudem dafür, dass die internationalen Gäste sprachübergreifend dem Event folgen konnten: Hierzu haben wir zwei Dolmetscherkabinen für die Deutsch-Englische-Übersetzung aufgebaut und technisch eingebunden.

Für die Workshops galt es, die realen Konferenzräume vor Ort in die virtuellen Konferenzräume zu integrieren. Diese Breakout-Sessions haben wir als Online-Besprechungen über das Webex-System von Cisco realisiert, die im Hintergrund zugleich aufgezeichnet wurden. Die von uns installierten sogenannten Inseln waren mit einem Notebook ausgestattet und verfügten über eine Externe Kamera und Mikrofon. Der Ton wurde den Teilnehmern über ihre personalisierten Kopfhörer zugespielt. Die Projektoren und Webcam-Bilder wurden über die Software „Watchout“ gesteuert.

Entsprechend umfassend war die Zahl der Techniker, die für dieses Hybrid-Event zum Einsatz kam: Rund 50 Mitarbeiter waren als Operator für die Webex-, Watchout- und Encore-Systeme sowie für Teleprompter, Streaming, Live-Kamerabild (und Bildmischung), für den Streaming-Ton, das Licht und als Ablauf-Regisseure tätig.

Auf diese Weise konnten an den drei Veranstaltungstagen fünf große Sitzungen realisiert und online übertragen werden – in hoher technischer Qualität und mit jenem überaus professionellem Anspruch, den auch die Veranstalter wünschten. In den über zwei Dutzend Workshops fanden darüber hinaus kreative Dialoge, Vorträge und Diskussionen statt, die nicht nur eine Analyse des Status quo, sondern auch gemeinsam neue Lösungen liefern wollten.